5 Cách thiết lập và sử dụng KPIs

Rất nhiều chủ doanh nghiệp hỏi Ben Fewtrell (ActionCOACH tại Australia): “KPI là gì?” KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường chất lượng công việc. Trước khi trình bày về 5 cách thiết lập và sử dụng KPIs hiệu quả, Ben sơ lược về KPIs và tầm quan trọng của chúng. Đồng thời, ông cho biết rất nhiều doanh nghiệp đã không thiết lập KPIs để đảm bảo chất lượng công việc.

Tầm quan trọng của KPIs

Hãy tạm dừng một chút thời gian nói về việc kinh doanh để nói về việc lái xe hơi. Nếu đang lái xe trong đêm tối, bỗng nhiên bảng điều khiển xe bỗng vụt tắt, bạn sẽ làm gì? Trong trường hợp này đa số mọi người sẽ dừng lại và sửa chữa. Một số người sẽ lái tiếp nhưng sẽ rất cẩn thận. Thế nhưng, chắc chắn không ai trong số các bạn thấy thoải mái trong tình huống đó.

Sau đó, một số người sẽ hỏi: “Nhiệt độ trong xe thì sao?” Hầu hết chúng ta đều không để ý đến nhiệt độ trong xe, thậm chí cả đến nhiên liệu. Mặc dù, chúng luôn xuất hiện ở đó nhưng chúng ta không thường xuyên để ý đến. Chúng ta luôn chỉ quan tâm đến tốc độ, và trong trường hợp những thứ khác mất đi, chúng ta sẽ cảm thấy khó chịu.

actioncoach-viet-nam-thiet-lap-kpis-2

Điều này cũng tương tự như trong kinh doanh. Ngày nay, trong doanh nghiệp có rất nhiều loại KPIs. Dòng tiền trong doanh nghiệp cũng giống như nguồn nhiên liệu. Đầu tiên, bạn cần phải chắc chắn về khoản tiền mặt thu và chi. Bên cạnh đó, có nhiều loại KPIs khác chúng ta cũng cần đo lường. Sau đây, Ben sẽ hướng dẫn các chủ doanh nghiệp cách thiết lập và sử dụng KPI hiệu quả.

KPIs nên là bức tranh toàn cảnh về hiện trạng của doanh nghiệp

Mọi người thường nói rằng: “Tê liệt phân tích”. Bạn không muốn điều đó xảy ra ở doanh nghiệp của mình? Trong trường hợp này, việc bạn cần làm là tìm ra những yếu tố quan trọng để đánh giá doanh nghiệp đang đi đúng hướng, rơi vào lỗ hổng hay đi sai hướng.

Khi nói về bức tranh toàn cảnh, tôi muốn bạn tưởng tượng rằng bạn đang ở trên một hòn đảo Thái Bình Dương và nhấm nháp một ly cocktail hay một cốc bia. Sáng thứ hai hàng tuần, bạn sẽ nhận được một báo cáo, nhưng chúng không thể dài hơn một tờ giấy A4. Điều gì là quan trọng giúp bạn đưa ra quyết định từ báo cáo đó? Bản báo cáo cần là bức tranh toàn cảnh về hiện trạng.

Tương tự trong kinh doanh, bạn nên nhìn vào bức tranh toàn cảnh. Ví dụ, có rất nhiều hàng hoá hoặc đơn giá trong tuần. Bạn biết rằng số lượng đơn hàng dựa trên số lượng người bán hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn có 35 người bán hàng nhưng bạn chỉ nhận được 20 báo cáo. Điều này sẽ cho bạn thấy được vấn đề.

Kiểm tra các chỉ số quan trọng

Chúng ta thường nhìn vào các yếu tố mang tính quyết định, những con số mơ hồ không có nhiều ý nghĩa với doanh nghiệp của bạn. Vì thế, hãy nhìn vào những điều then chốt. Khi nói chuyện với những chủ doanh nghiệp, Ben luôn hỏi: “Chìa khoá cho doanh nghiệp của bạn là gì?” Nếu doanh nghiệp không có khách hàng mới mỗi ngày, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng bị phá sản. Ngoài ra, nếu khách hàng phàn nàn thường xuyên cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của khách hàng đối với doanh nghiệp. Trong trường hợp không kí được hợp đồng mới, bạn có thể bán gia tăng sản phẩm. Vì vậy, chìa khóa là khi có khách hàng, bạn cần bán gia tăng sản phẩm mới cho họ hàng tháng.

Bạn cần xem xét những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Điều gì là chìa khoá? Hãy chắc chắn rằng chúng là một phần của bức tranh hiện trạng KPIs hoặc ít nhất là tuân theo những điều đó. “Nếu KPIs là những điều quan trọng, là những yếu tố chìa khoá cho việc kinh doanh của tôi, thì tôi biết nếu không có những con số đó, tôi sẽ không biết con đường nào mình cần đi.”

Ví dụ, trong doanh nghiệp của tôi, một trong những chìa khóa thành công là các cuộc họp bán hàng, chúng tôi gọi đó là “đánh giá kinh doanh”. Chúng tôi họp với lần lượt từng người cá nhân. Nếu đủ điều kiện, họ sẽ làm đánh giá kinh doanh. Vào giai đoạn cuối của việc đánh giá kinh doanh, chúng tôi phát hiện những lỗ hổng trong kinh doanh của họ, và chúng tôi nhận ra họ có muốn được tham gia những chương trình huấn luyện hay không. Sau đó, chúng tôi sẽ cân nhắc chương trình phù hợp với họ. Đó là một trong những chìa khóa trong kinh doanh của chúng tôi. Hãy cố gắng thực hiện những cuộc họp này hàng tuần, bởi vì tôi biết rằng nếu không thực hiện, chúng ta khó có thể phát triển doanh nghiệp.

Một chìa khoá kinh doanh khác của chúng tôi là giữ khách hàng ở lại lâu hơn. Hiện nay, cách chúng tôi giữ chân khách hàng bằng việc đảm bảo khách hàng nhận lại được nhiều giá trị từ những đầu tư của họ. Chúng tôi nỗ lực rất lớn vào việc đào tạo huấn luyện nhân viên kinh doanh: Làm việc với các khách hàng cần cung cấp cho họ nhiều giá trị hơn nữa để các khách hàng ở lại lâu hơn. Đây là hai chìa khoá chính của tôi. KPIs cũng liên quan đến hai điều này. Đó là những gì tôi nói về việc xác định các yếu tố quan trọng và cấu trúc KPIs xung quanh hai điều này.

Thiết lập KPIs dễ dàng đo lường 

Nếu bức tranh hiện trạng KPIs mất nhiều giờ để thực hiện và phân tích số liệu, bạn sẽ không nhận được báo cáo nhanh chóng. Vì vậy, bạn muốn làm KPIs trở nên đơn giản? KPIs chỉ cần đơn giản, rõ ràng miễn là chúng có ý nghĩa với bạn. Chúng ta sẽ đặt chuông báo động cảnh báo nếu một điều gì đó bất thường đang xảy ra, không quan trọng xem cầu kì hay phức tạp. Đó là cách kiểm soát doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng KPIs cần dễ dàng để đo lường.

actioncoach-viet-nam-thiet-lap-kpis-3

 

KPIs cần mang ý nghĩa 

Hãy chắc chắn rằng, KPIs dễ dàng để đo lường và chúng chứa đựng nhiều ý nghĩa. Không tốt nếu những con số đó không có giá trị, cách mà kết toán nói: “Bạn nên theo dõi con số này”, hoặc trên internet viết rằng: “Đây là năm điều bạn nên theo dõi.” Nếu không có ý nghĩa, bạn không nên lặp lại. Nếu con số ấy có ý nghĩa với bạn, khi nhìn vào đó sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Tôi nhận được nhiều câu hỏi về việc thiết lập KPIs khi chúng ta kiểm tra và đo lường những con số như tỷ lệ chuyển đổi và các con số tương tự. Không quan trọng việc KPIs được đo đường như thế nào. “Ben, những thứ này phải chính xác tuyệt đối không?” là câu hỏi thường xuất hiện. Vâng, KPIs không cần tuyệt đối chính xác, chúng chỉ cần được đo lường liên tục.

Ví dụ, nếu tôi đo lường tỉ lệ chuyển đổi làm KPI cho doanh nghiệp, miễn là tôi có số liệu, tôi muốn con số đó phải tăng lên. Đó là KPI của tôi. Tỷ lệ chuyển đổi của tôi, là con số tôi chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật sự, tôi muốn tăng con số này lên, đó chính là KPI. Nếu con số đó giảm đi, có nghĩa là có vấn đề không đúng xảy ra trong quá trình bán hàng. KPI này được thiết lập và con số đó tăng lên là điều tốt, ngược lại, nó giảm đi là điều không hề tốt.

Báo cáo KPIs hàng tuần  

Bạn yêu cầu các nhóm phải báo cáo hàng tuần dựa theo KPIs của họ. Đừng đợi đến cuối tháng mới làm báo cáo. Nó không khác gì việc bạn đi xe hơi về đến nhà rồi mới nhìn đến tốc độ. Lúc đó nó chỉ là con số 0, không nói lên được điều gì cả. Tương tự, nếu bạn điều hành doanh nghiệp của bạn thì nên xem xét những con số hàng tuần. Bạn nên có cái nhìn về dòng tiền mỗi ngày:“ Có bao nhiêu tiền trong tài khoản hôm nay? Tôi sẽ phải trả bao nhiêu cho ngày mai? Tôi sẽ nhận được bao nhiêu?…”. Việc xem xét những số liệu này hàng ngày giúp bạn dễ dàng điều hành doanh nghiệp.

Nếu bạn chèo lái doanh nghiệp mà không có sự điều hành, giống như lái xe không buồng lái, bạn sẽ bị tai nạn. Điều này có nghĩa là bạn đang đi sai hướng. Hi vọng rằng, bài viết này giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của KPIs và thiết lập được KPIs cho doanh nghiệp của bạn.

 Nhà huấn luyện Nancy Ngô Thị Bích Quyên (ActionCOACH Hà Nội West)

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *